Power Point es una herramienta informática creada por Microsoft para realizar presentaciones gráficas con sonido, animaciones, colores llamativos y cuya misión es facilitar la exposición de un tema en multitud de campos (empresarial, educativo, científico, etc).
Aprender a utilizarlo correctamente es clave para lograr conseguir con éxito el efecto deseado en el auditorio . A continuación se resumen las 10 reglas de Oro que cualquier persona debe tener en cuenta a la hora de preparar y exponer una presentación en Power Point:
1. Apoyarse en fundamentos sólidos, robustos
La herramienta de apoyo Power Point no es más que eso, un apoyo. Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas recuerde que lo principal es usted y su mensaje.
Los asistentes a una presentación desean escucharle a usted, no contemplar un espectáculo de diapositivas en una pantalla por muy bien realizadas que estas estén.
Construya argumentos sólidos con los que poder convencer al auditorio,exponga ideas contundentes que logren persuadir y conseguirá así realizar entonces una presentación con éxito.
2. Sencillez.
Las presentaciones más eficaces son aquellas con gráficos sencillos y fáciles de comprender con no más de 5 líneas de texto por diapositiva.
No sature de información una diapositiva ni incorpore accesorios que no sean imprescindibles.
Recuerde que lo más importante, lo imprescindible, es su discurso, no lo que aparece en la pantalla.
3. Incluir solamente las cifras y datos que sean absolutamente imprescindibles.
Resulta difícil transmitir un mensaje de un modo conciso si bombardeamos al espectador con un sinfín de cifras y datos.
No abrume a los asistentes con estadísticas. Siempre puede distribuir notas o incluso un pequeño informe al final de la presentación para que lo estudien.
4. Evitar la lectura literal de diapositivas.
Uno de los hábitos negativos más comunes es limitarse a realizar una lectura al pie de la letra del contenido de la diapositiva. Esto produce unos efectos muy negativos y hace que la presentación acabe aburriendo a los asistentes.
Lo más importante de una presentación es usted y su mensaje, no el contenido de la diapositiva. Interprete lo que aparece reflejado en la pantalla, no lo lea. Mantenga así un mayor contacto con la audiencia.
5. Emplee solamente observaciones oportunas.
No realice comentarios que ya aparezcan reflejados en las diapositivas. Deje un tiempo para que los presentes que lean el texto y a continuación exponga alguna observación que pueda ampliar su contenido.
6. No fatigue a los asistentes.
Emplee ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de información a los asistentes.
De esta forma se conseguirá además lograr una mayor atención del público, lo cual resultaría ser una táctica muy eficaz.
7. Utilice el contraste de colores.
Resulta muy eficaz para transmitir emociones el usar un contraste marcado entre el color del texto y el de los gráficos y el fondo.
8. Incluya imágenes y gráficos novedosos.
Dele mayor atractivo visual a sus exposiciones incluyendo gráficos e imágenes exportadas. No se limite a utilizar simplemente los recursos que ofrece la herramienta de Power Point.
Resulta muy atractivo incluir breves secuencias de video que además de transmitir un mensaje de manera eficaz, amenizan y relajan el ambiente.
9. Distribuya notas e informes al final, no durante la presentación.
A menos que sea imprescindible, no distribuya documentos en el transcurso de una presentación. Esto hará que desvíen su atención a la lectura de los mismos.
Espera a que termine la exposición para distribuirlos.
10. No tenga reparos en realizar modificaciones antes de exponer.
No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Después de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagínese que es una de las personas que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corríjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga mejorar la presentación.// Retóricas
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